Софтуер по поръчка · Демонстрационна разработка
ERP за производство и дистрибуция: една система за свързаните операции.
Разработваме система за процеси, които обхващат материали, производство, наличности, поръчки и финансови операции. Целта е информацията да се проследява между отделните етапи, вместо да остава в несвързани таблици. Долу е описано какво има в демонстрацията: модулите, пътят на една поръчка, ролите и проверките, които показват разминаванията между склада, сметките, касата и банката.
Обхват
Какво има в демонстрацията
Числата описват обхвата на разработката. Не са резултати от работа на реална фирма.
Проблемът
Една поръчка, разпръсната между имейл, таблица и две програми.
Разработката стъпва върху описание на производствена и търговска дейност, в която складът и счетоводството се водят в отделна програма, продажбите — на ръка в таблица, а запитванията идват по имейл. Системата отговаря на всяко от тези места.
Днес
- Продажбите: водят се на ръка в таблица и отнемат часове всеки ден.
- Складът и счетоводството: в отделна програма, без връзка с производството.
- Офертата: всяка съставка се проверява поотделно, себестойността се смята отделно.
- Поръчката: данните за нея са в имейла, в таблицата, в складовата програма и във фактурите.
- Разминаванията: няма място, където да се видят в същия ден.
В системата
- Продажбите: един регистър за всички канали, с проверка за дубликати.
- Складът и счетоводството: всяко складово движение и всеки документ се осчетоводяват автоматично.
- Офертата: запитване, проверка на съставките, цени от доставчици и себестойност на едно място.
- Поръчката: една пътека от проформата до платения остатък, с ясно следващо действие.
- Разминаванията: контролен панел сравнява склада, книгата, касата и банката.
Модули
Шест групи модули върху обща основа
Складът, главната книга и фактурите имат по една входна точка в кода. Всеки модул минава през тях, затова едно и също движение не може да бъде записано по два различни начина.
Запитвания и оферти
Запитване със съставките, проверка дали всяка е допустима, оферти от доставчици, шаблони за опаковки и себестойност на доза и на опаковка. Офертата минава одобрение преди да стигне до клиента.
Поръчки на клиенти
История по клиент, повтарящи се поръчки със сигнал при закъснение, цена според размера на партидата и аванс 50/50 с проформа, авансова и окончателна фактура.
Рецептури и производство
Формула на доза с надбавка, очаквана фира и корекция по активност. Производствен лист по партиди, етапи по форма, машини с минимално количество, престои и брак.
Склад и партиди
Всеки ред носи локация, партида, срок на годност и фирмата собственик. Приетата суровина е под карантина до одобрение. Трансфери със статус „в транзит“, сверка с външен склад и инвентаризация.
Продажби, каса и консигнация
Регистър на продажбите по канали, касова книга с дневно сверяване срещу касовия апарат, разсрочени плащания с падежи, консигнация с лимит и отчитане, откази и връщания с кредитно известие.
Счетоводство и отчети
Фактури, главна книга, ДДС дневници, банка, дълготрайни активи, приключване на периоди и отчети по фирма и за групата. Всеки документ се осчетоводява сам.
Как работи
Пътят на една поръчка
На екрана на поръчката стои пътека със стъпките и едно следващо действие. Стъпка се отмята само от реален запис: издаден документ, платена фактура, складово движение или статус на производството.
Запитване и оферта
Запитването се записва със съставките. Проверява се допустима ли е всяка, има ли я на склад и на каква цена я предлагат доставчиците. От рецептурата се смята себестойност на доза и на опаковка. Срокът за отговор е един работен ден и се следи от контролния панел.
Потвърждение и проформа
Потвърдената поръчка получава проформа. Тя не е данъчен документ и не се осчетоводява.
Авансова фактура за 50%
ДДС се начислява при аванса. Плащането се записва, когато постъпи по банка. Дотогава поръчката стои на „Чака се авансът от клиента“ и по нея няма бутон за следваща стъпка.
Планиране на производството
Създава се производствена поръчка по продукт или поръчката се изпълнява от наличност. Ако количеството е под минимума на машината, системата иска решение: да се произведе минимумът, да се обедини с друга планирана поръчка или да се начисли такса за малка партида.
Пускане и етапи
При пускането суровините се изписват по партиди, първо тези с най-близък срок на годност, и стойността им влиза в главната книга. При недостиг пускането се отказва, без да остане нито едно движение. После поръчката минава през етапите на своята форма и през контрол.
Експедиция
Изписват се освободени партиди по реда на срока на годност и се осчетоводява себестойността на продаденото. Без наличност експедицията спира с ясна грешка и не мести нищо.
Окончателна фактура и остатък
Окончателната фактура носи пълните количества и цени, а авансът се приспада автоматично. Поръчката се затваря, когато остатъкът постъпи по банка.
Производство
От рецептурата до освободената партида
Производствен лист
Количество на доза по броя дози, плюс надбавка и очаквана фира. При суровина с 97% активност се взема повече. Закръглянето е винаги нагоре.
Само одобрени партиди
Суровина под карантина не може да бъде вложена. Екранът „Какво мога да произведа“ брои само освободените партиди и показва коя суровина не достига.
Етапи и сушене
Сухите капсули минават през седем етапа, от капсуловане до кашониране. Гел капсулите и желираните форми имат сушене преди контрол, а панелът показва партидите с изтекъл срок на сушене.
Контрол и освобождаване
Готовата продукция се заприходява като незавършено производство с партида. След контрола се премества в склада и става достъпна за експедиция.
Роли
Пет роли. Проверката е на сървъра, не в скрит бутон.
Вградено счетоводство
Документът се осчетоводява сам. Грешният запис се отказва.
Счетоводството не е отделна програма, в която някой преписва. Продажбата, доставката, производството и плащането създават записите си в главната книга в момента, в който се случат.
Дебит = кредит
Запис, който не балансира, съдържа дробни центове или сочи непозната сметка, не се приема.
Приключен период
Приключеният месец отказва нови записи. Отключването се записва в одитната следа.
Фактури без дупки в номерацията
Издаден документ не се редактира и не се трие. Поправката е сторно или кредитно известие.
ДДС дневници
Дневници за покупките и продажбите и справка за месеца. Панелът сверява ДДС по документите с оборота по сметката.
Банка
Извлечението се импортира и плащанията се свързват с фактурите. Неразпознатите трансакции остават видими, докато някой ги обясни.
Одитна следа
Всяка промяна по бизнес запис се пази: кой, кога, какво е било преди и какво е станало.
Условие преди реална работа. Правилата за осчетоводяване и сметкопланът се одобряват от правоспособен счетоводител преди пускане. Системата не издава фискални бонове и не изчислява заплати.
Контролен панел
Седемнадесет проверки на първия екран
Всяка проверка сравнява две места, които трябва да показват едно и също. При разлика показва сумата и води към записа, от който идва. Всяка роля вижда проверките, които я засягат.
Счетоводство
Дебит срещу кредит. Вземанията от клиенти срещу отворените фактури. ДДС за месеца срещу документите. Банката срещу плащанията. Приключен ли е предходният месец.
Склад
Стойността на партидите срещу складовите сметки. Стоката на консигнация срещу нейните сметки. Външният склад и сайтовете срещу системата. Няма отрицателни наличности.
Продажби
Касата срещу касовия апарат и неприключените дни. Консигнация над лимита или без отчет. Просрочени фактури, вноски и аванси. Запитвания без отговор в срок.
Производство и документи
Партиди под карантина, изтичащ срок и суровини под минимума. Сушене с изтекъл срок. Качени документи, които чакат преглед повече от два дни.
За кого е
Кога такава система има смисъл
Не е правилният инструмент, когато
- Готов софтуер покрива процеса Ви и проблемът е само в навика да се ползва.
- Трябва Ви връзка между две системи, които вече работят добре. Тогава решението е интеграция.
- Търсите готов продукт за инсталиране утре. Това е разработка с обхват, който се договаря.
Подходяща е, когато
- Произвеждате по поръчка, с партиди, срок на годност и рецептури.
- Имате повече от една фирма с общ склад и искате отделни книги и общ изглед.
- Авансите, консигнацията или разсрочените плащания се следят на ръка.
- Искате операторът да работи, без да вижда цените и маржа.
Текущ етап
Тази страница представя разработка и демонстрация на функционалности. Не я представяме като завършено клиентско внедряване. Обхватът за реална фирма, миграцията и приемането се определят отделно.
Какво означава това на практика:
- Данните в демонстрацията са примерни.
- Връзките с външния склад и с онлайн магазините са симулирани. Реалните интеграции се правят за конкретната фирма.
- Входът е с превключвател на роли. Реалните акаунти и двуфакторната защита са част от внедряването.
- Етапите за сухите капсули са описани изцяло. За останалите три форми са предварителни.
- Разчитането на документ от снимка работи с примерен четец.
- Логиката за пари, склад, номерация и права е покрита с автоматични тестове.
Въпроси
Какво питат най-често за такава система
Това работеща система ли е, или макет?
Работеща демонстрация с примерни данни. Модулите са свързани и поръчката минава от оферта до платена фактура, като складът и главната книга се променят на всяка стъпка. Не е завършено клиентско внедряване и не я представяме като такова.
Може ли да започнем само с част от модулите?
Да. Обхватът за реална фирма се определя отделно. Обикновено започваме от процеса, който Ви затруднява най-много, и определяме как той ще работи с останалите Ви системи.
Заменя ли системата счетоводната програма?
В демонстрацията счетоводството е вградено: всеки документ се осчетоводява автоматично и има главна книга, ДДС дневници и приключване на периоди. Дали то ще замени сегашната Ви програма се решава за конкретната фирма и изисква правоспособен счетоводител да одобри правилата преди пускане.
Кой вижда цените и рецептурите?
Покупните цени, себестойността и маржът се виждат от админа, счетоводителя и собственика. Точните рецептури се виждат от админа и оператора в производството. Правата се проверяват на сървъра, а не само чрез скрит бутон.
Какво става, ако някой въведе грешен документ?
Финансовите записи не се трият. Грешката се поправя със сторно или с кредитно известие, а промяната остава в одитната следа с името на човека и часа.
Как се пренасят данните от старата програма?
Миграцията и приемането се определят отделно за всяка фирма. В заданието за тази разработка е предвиден период, в който старата и новата система работят паралелно и резултатите им се сравняват.
Имате подобни процеси?
Обсъдете с нас кои части от работата Ви трябва да бъдат обединени първо.