ERP по поръчка и интеграции
Имате ERP. Защо още управлявате част от бизнеса в таблици?
Поръчките са в една програма, наличностите — в друга. Производството се следи отделно, а справките изискват информация от няколко човека. Разработваме ERP системи по поръчка и интеграции, които отговарят на начина, по който работи Вашата фирма.
Проблемът
Когато програмата свършва, започва ръчната работа.
Готовата система покрива основните операции. Особеностите на Вашия бизнес остават извън нея: специфична поръчка, производствен етап, различни условия за клиент или справка, която липсва.
Екипът намира начин. Добавя таблица, изпраща съобщение, въвежда информацията повторно. С повече работа става по-трудно да се проследи кое е актуално и какво предстои.
Познавате ли някоя от тези ситуации?
Наличностите в магазина и склада се различават.
Една поръчка се въвежда в няколко програми.
Производството се планира извън ERP системата.
За актуална справка трябва да събирате информация от отделите.
Важна част от работата зависи от таблица, която поддържа един човек.
ERP според Вашата работа. Връзки между системите Ви.
Първо разглеждаме процесите и инструментите, които използвате. Уточняваме какво работи добре, какво липсва и къде се прекъсва обменът на информация. След това определяме подходящото решение: интеграция към сегашната система, допълнителна функционалност или ERP по поръчка.
ERP по поръчка
Поръчки, производство, материали, наличности, доставки и фактуриране в система, съобразена с Вашите процеси. Разработваме необходимите модули и правила според конкретния проект.
Интеграции със съществуващ ERP
Свързваме ERP с онлайн магазин, CRM, складов софтуер, куриери и други инструменти. Определяме кои данни се предават, кога се обновяват и коя система е техният източник.
Справки за управлението
Подготвяме необходимите изгледи за поръчки, наличности, производство и други важни показатели. Уточняваме откъде идват данните и как се изчисляват.
Проверки и проследимост
Определяме правата за достъп, проверките при запис и обработката на несъответствия. Важните действия могат да се проследяват според договорения обхват.
Потоци
Какво синхронизираме
За всеки поток се определят посока, честота и коя система е еднозначният източник на данните. Таблицата показва най-честата подредба. Конкретната се договаря след одита.
Наличности
Цени и промоции
Продукти и атрибути
Поръчки
Клиенти
Фактури
Статуси на доставка
Наложен платеж
„В реално време“ означава, че другата система изпраща събитие в момента на промяната. Когато тя поддържа само периодичен експорт, обменът върви по график и това се казва предварително.
Системи
С какви системи и по какъв начин
Свързваме системите, които вече използвате: ERP (включително софтуер, писан по поръчка), CRM, складови и fulfilment системи, онлайн магазини, счетоводен софтуер, куриери и платежни доставчици. Това е различна задача от разработката на нова система. Работим през документираните интерфейси на всяка система, затова възможното за конкретна платформа зависи от нейния API и от достъпа, който получаваме.
01ERP
- ERP системи
- Софтуер по поръчка
02Продажби
- Shopify
- CRM
03Логистика
- Склад и fulfilment
- Куриери
04Финанси
- Счетоводен софтуер
- Платежни доставчици
REST и GraphQL API
основният начин, когато системата го предлага.
Webhooks
известие в момента на събитието: нова поръчка, променен статус, върнат продукт.
Файлов обмен
CSV или XML по SFTP по график, когато системата няма API.
Междинна услуга
отделен слой, който превежда полетата и държи опашката и журнала. Така едната система може да бъде сменена, без да се пренаписва връзката с другата.
Българската специфика. Наложеният платеж променя потока. Поръчката приключва при доставка, а сумата идва от куриера по-късно, затова интеграцията пренася и тези събития, не само създаването на поръчката. Shopify не издава български фактури по подразбиране. Това се решава през счетоводния софтуер или през приложението за доставка. След приемането на еврото цените и документите са в EUR. Ако ERP системата пази исторически записи в лева, в картата на данните се определя кое поле в каква валута се чете.
Надеждност
Връзка, която може да се наблюдава
В обхвата на проекта определяме проверки срещу дублиране, поведение при прекъсване, повторни опити, журнал и известия при грешка. Уточняваме и кой решава, когато данните се разминават.
Идемпотентност
Всяка операция носи уникален ключ. Повторно получено известие не създава втора поръчка или втора фактура.
Опашка и повторни опити
Ако ERP системата не отговаря, операцията чака в опашка и се изпраща отново, когато връзката се възстанови. Целта е операцията да не се изгуби при прекъсване; проверяваме го в тестовете на отказ.
Журнал на всяка операция
Какво е изпратено, кога, от коя система и с какъв отговор.
Известия при грешка
Отговорникът научава за проблема от известие, а не от клиент.
Ръчно потвърждение при конфликт
Когато двете системи се разминават и правилото не дава еднозначен отговор, решава човек.
Периодична сверка
Наличностите и поръчките се сравняват между системите по график, за да се хване пропуснато събитие.
Интеграцията не поправя грешни данни в източника. Ако наличността в склада е грешна, магазинът ще я покаже също толкова грешна. Затова одитът на данните е първата стъпка.
Процес
Първо разбираме процесите. После разработваме системата.
Разглеждаме реалната работа
Кой приема поръчката, кой я обработва и каква информация е необходима на всяка стъпка?
Определяме обхвата
Описваме функциите, интеграциите, ограниченията и начина, по който ще проверим готовата работа.
Разработваме на етапи
Показваме работещи части и уточняваме детайлите с хората, които ще ги използват.
Подготвяме внедряването
Проверяваме реални случаи, договаряме прехвърлянето на данни, обучението и поддръжката.
Пример от нашата работа · Демонстрационна разработка
ERP за производство и дистрибуция
Демонстрационна разработка с модули за производство, наличности, поръчки и финансови операции. Показва как свързаните дейности могат да бъдат организирани в обща система.
Разгледайте разработката →Сигурност
Сигурност и достъп
Минимални права
Всеки достъп е с минималните права, нужни за конкретния поток. Връзка, която чете поръчки, не може да променя цени.
Ключовете са на Ваше име
Токените и ключовете се издават на Вашите акаунти и се пазят криптирани, извън кода.
Криптирана връзка
Данните пътуват само по криптирана връзка.
Само нужните лични данни
Пренасят се единствено личните данни, нужни за изпълнението на поръчката, съобразно GDPR.
Данните остават при Вас
Данните остават във Вашите системи. Журналът пази сведения за операциите и се изчиства след уговорен срок.
Опит
Какво свързваме
Moneta ERP и Shopify за Stivo
Подготвяме свързването на складовата система Moneta с онлайн магазина на Stivo. Написахме техническото задание към производителя на ERP-то: наличностите, цените и новите артикули идват от Moneta, поръчките и данните за фактура влизат в нея до 5 минути, а номерът на товарителницата се връща в поръчката, за да тръгне имейлът до клиента. Продажбите на място през POS също намаляват наличността и влизат в сверката. Описанията и снимките остават в Shopify, защото са правени за търсачките. Преди старта подредихме каталога: тип и марка на всичките 329 продукта и 29 автоматични категории, които ERP-то може да поддържа през едно поле. Следва ревизия на артикулните номера, защото по тях двете системи се засичат. Казусът представя подготовката и техническото задание; внедряването е отделен етап.
Разгледайте проекта Stivo →
Доставка в ЕС от склад в Словакия
Зони по държава с тарифата на склада плюс ДДС и отделни пазари, включително с различна валута.
Вижте проекта →Въпроси
Въпроси преди старта
Трябва ли да сменим сегашния ERP?
Не непременно. Първо проверяваме дали нуждата може да бъде решена чрез интеграция или допълнителна функционалност.
Можете ли да свържете нашата система?
Това зависи от наличните API, документация, лицензи и достъп. Разглеждаме ги преди да определим обхвата.
Колко струва разработката?
Цената зависи от процесите, модулите, интеграциите и необходимата работа с данните. Предлагаме конкретен обхват и бюджет след уточняване на задачата.
Работите ли само с Shopify?
Не. Интеграционният проект се определя от системите и достъпите на Вашата фирма. Shopify е една от платформите, с които работим.
Колко време отнема една ERP интеграция?
Зависи от броя на системите и потоците, от това дали другата система има API и от състоянието на данните. Еднопосочна връзка за наличности е различен проект от двупосочна връзка за поръчки, фактури и клиенти. След одита получавате писмен план с обхват и срок за всеки поток.
Какво правим, ако нашата ERP система няма API?
Много системи могат да изнасят и приемат файлове по график, например CSV или XML по SFTP. Друг вариант е достъп само за четене до базата данни или междинна услуга, която превежда данните. Ако системата позволява само ръчен експорт, казваме го предварително, защото такава връзка не може да бъде надеждно автоматизирана.
Може ли обменът да е в реално време?
Когато системите поддържат подходящи събития и интерфейси. В други случаи използваме уговорен график.
Какво става, ако ERP системата или магазинът спрат да работят?
Операциите, които не са минали, остават в опашка и се изпращат отново, когато връзката се възстанови. Всяка операция има уникален ключ, така че повторното изпращане не създава двойна поръчка или фактура. Отговорникът получава известие, а периодичната сверка открива събития, които са били пропуснати.
Кой притежава интеграцията и кода?
Препоръчваме приложенията и ключовете за достъп да са регистрирани на Вашите акаунти, а не на нашите. Така достъпът до данните Ви не зависи от нас. Правата върху кода, документацията и начинът на предаването им се уговарят писмено преди старта.
Работи ли интеграцията с наложен платеж и куриери?
Да. Работим с магазини, в които доставчик на наложен платеж показва живи тарифи на куриерите в собствен прозорец, и сме свързвали Shopify с fulfilment склад, който тегли поръчките автоматично. В обхвата влизат и събитията след поръчката: товарителница, статус на доставка и получена сума от куриера.
Трябва ли ни Shopify Plus за ERP интеграция?
Не непременно. Admin API и webhooks са достъпни на всички планове на Shopify. Plus дава по-високи лимити на заявките, вградена B2B функционалност и повече възможности за промени в чекаута. Дали са Ви нужни зависи от обема на операциите и от това дали интеграцията трябва да променя чекаута.
Къде сегашната система не покрива работата Ви?
Разкажете ни какво използвате, какво правите извън програмата и кои данни прехвърляте на ръка. Ще обсъдим дали Ви е нужна интеграция, допълнителна функция или ERP по поръчка.