ERP интеграции и BPA
Свързваме ERP, склада и счетоводството с Вашия онлайн магазин
Наличности, поръчки, фактури и статуси на доставка се обменят автоматично между системите. Всяка операция се записва, така че е ясно какво е минало, кога и откъде.
Проблемът
Едни и същи данни, въведени два пъти.
Когато онлайн магазинът и ERP системата не са свързани, едни и същи данни се въвеждат два пъти. Наличността се коригира на ръка, поръчката се преписва в склада, фактурата се издава отделно. Всяко преписване носи забавяне и възможност за грешка, а с обема расте и рискът.
Интеграцията свързва системите така, че всеки вид данни има един източник и стига автоматично до останалите. Наличността идва от склада, цената от ERP системата, поръчката от магазина. Всяка операция се записва и може да бъде проследена.
Потоци
Какво синхронизираме
За всеки поток се определят посока, честота и коя система е еднозначният източник на данните. Таблицата показва най-честата подредба. Конкретната се договаря след одита.
Наличности
Цени и промоции
Продукти и атрибути
Поръчки
Клиенти
Фактури
Статуси на доставка
Наложен платеж
„В реално време“ означава, че другата система изпраща събитие в момента на промяната. Когато тя поддържа само периодичен експорт, обменът върви по график и това се казва предварително.
Системи
С какви системи и по какъв начин
Свързваме Shopify с ERP системи (SAP, Odoo, Microsoft Dynamics и софтуер, писан по поръчка), CRM, складови и fulfilment системи, счетоводен софтуер, куриери и платежни доставчици. Работим през документираните интерфейси на всяка система. Изборът зависи от това какво поддържа другата страна, а не от нашите предпочитания.
01ERP
- SAP
- Odoo
- Microsoft Dynamics
- Софтуер по поръчка
02Продажби
- Shopify
- CRM
03Логистика
- Склад и fulfilment
- Еконт
- Спиди
04Финанси
- Счетоводен софтуер
- Платежни доставчици
REST и GraphQL API
основният начин, когато системата го предлага.
Webhooks
известие в момента на събитието: нова поръчка, променен статус, върнат продукт.
Файлов обмен
CSV или XML по SFTP по график, когато системата няма API.
Междинна услуга
отделен слой, който превежда полетата и държи опашката и журнала. Така едната система може да бъде сменена, без да се пренаписва връзката с другата.
Българската специфика. Наложеният платеж променя потока. Поръчката приключва при доставка, а сумата идва от куриера по-късно, затова интеграцията пренася и тези събития, не само създаването на поръчката. Shopify не издава български фактури по подразбиране. Това се решава през счетоводния софтуер или през приложението за доставка. След приемането на еврото цените и документите са в EUR. Ако ERP системата пази исторически записи в лева, в картата на данните се определя кое поле в каква валута се чете.
Надеждност
Как ограничаваме оперативния риск
Идемпотентност
Всяка операция носи уникален ключ. Повторно получено известие не създава втора поръчка или втора фактура.
Опашка и повторни опити
Ако ERP системата не отговаря, операцията чака в опашка и се изпраща отново, когато връзката се възстанови. Данните не се губят при прекъсване.
Журнал на всяка операция
Какво е изпратено, кога, от коя система и с какъв отговор.
Известия при грешка
Отговорникът научава за проблема от известие, а не от клиент.
Ръчно потвърждение при конфликт
Когато двете системи се разминават и правилото не дава еднозначен отговор, решава човек.
Периодична сверка
Наличностите и поръчките се сравняват между системите по график, за да се хване пропуснато събитие.
Интеграцията не поправя грешни данни в източника. Ако наличността в склада е грешна, магазинът ще я покаже също толкова грешна. Затова одитът на данните е първата стъпка.
Процес
Как протича проектът
Одит на системите и потоците
Описваме кои системи участват, какви данни държи всяка и кой ги въвежда днес. Проверяваме какъв достъп дава всяка система: API, webhooks или файлов експорт.
Карта на данните и правила при конфликт
За всеки поток определяме източник, посока, честота и съответствие на полетата. Записваме какво става, когато двете системи се разминават, и в кои случаи решава човек.
Изграждане и тест върху копие
Интеграцията се строи и тества върху тестова среда или копие на данните, не върху живите поръчки. Проверяваме и сценариите на отказ: прекъсната връзка, повторено известие, липсващ продукт.
Пускане с наблюдение и поддръжка
Пускаме поетапно, поток по поток, и следим журнала и сверките. След това интеграцията има отговорник, известия при грешка и документация, по която може да бъде поета от друг екип.
Сигурност
Сигурност и достъп
Минимални права
Всеки достъп е с минималните права, нужни за конкретния поток. Връзка, която чете поръчки, не може да променя цени.
Ключовете са на Ваше име
Токените и ключовете се издават на Вашите акаунти и се пазят криптирани, извън кода.
Криптирана връзка
Данните пътуват само по криптирана връзка.
Само нужните лични данни
Пренасят се единствено личните данни, нужни за изпълнението на поръчката, съобразно GDPR.
Данните остават при Вас
Данните остават във Вашите системи. Журналът пази сведения за операциите и се изчиства след уговорен срок.
Опит
Какво свързваме
Moneta ERP и Shopify за Stivo
Свързваме складовата система Moneta с онлайн магазина на Stivo. Написахме техническото задание към производителя на ERP-то: наличностите, цените и новите артикули идват от Moneta, поръчките и данните за фактура влизат в нея до 5 минути, а номерът на товарителницата се връща в поръчката, за да тръгне имейлът до клиента. Продажбите на място през POS също намаляват наличността и влизат в сверката. Описанията и снимките остават в Shopify, защото са правени за търсачките. Преди старта подредихме каталога: тип и марка на всичките 329 продукта и 27 автоматични категории, които ERP-то може да поддържа през едно поле. Следва ревизия на артикулните номера, защото по тях двете системи се засичат.
Вижте проекта →
Доставка в ЕС от склад в Словакия
Зони по държава с тарифата на склада плюс ДДС и отделни пазари, включително с различна валута.
Вижте проекта →Въпроси
Често задавани въпроси
Колко време отнема една ERP интеграция?
Зависи от броя на системите и потоците, от това дали другата система има API и от състоянието на данните. Еднопосочна връзка за наличности е различен проект от двупосочна връзка за поръчки, фактури и клиенти. След одита получавате писмен план с обхват и срок за всеки поток.
Какво правим, ако нашата ERP система няма API?
Много системи могат да изнасят и приемат файлове по график, например CSV или XML по SFTP. Друг вариант е достъп само за четене до базата данни или междинна услуга, която превежда данните. Ако системата позволява само ръчен експорт, казваме го предварително, защото такава връзка не може да бъде надеждно автоматизирана.
Какво става, ако ERP системата или магазинът спрат да работят?
Операциите, които не са минали, остават в опашка и се изпращат отново, когато връзката се възстанови. Всяка операция има уникален ключ, така че повторното изпращане не създава двойна поръчка или фактура. Отговорникът получава известие, а периодичната сверка открива събития, които са били пропуснати.
Кой притежава интеграцията и кода?
Препоръчваме приложенията и ключовете за достъп да са регистрирани на Вашите акаунти, а не на нашите. Така достъпът до данните Ви не зависи от нас. Правата върху кода, документацията и начинът на предаването им се уговарят писмено преди старта.
Работи ли интеграцията с наложен платеж, Еконт и Спиди?
Да. Работим с магазини, в които доставчик на наложен платеж показва живи тарифи на Еконт и Спиди в собствен прозорец, и сме свързвали Shopify с fulfilment склад, който тегли поръчките автоматично. В обхвата влизат и събитията след поръчката: товарителница, статус на доставка и получена сума от куриера.
Трябва ли ни Shopify Plus за ERP интеграция?
Не непременно. Admin API и webhooks са достъпни на всички планове на Shopify. Plus дава по-високи лимити на заявките, вградена B2B функционалност и повече възможности за промени в чекаута. Дали са Ви нужни зависи от обема на операциите и от това дали интеграцията трябва да променя чекаута.
Следваща стъпка
Опишете ни системите, които искате да свържете.
Връщаме Ви писмен план: кои потоци, в каква посока и какво трябва да е готово преди старта.
- Без ангажимент
- Писмен стратегически план
- 30 минути